上海最好的活動策劃公司 活動場地的選擇之三
必須淸楚地了解在你的活動前該地點(diǎn)安排了什么別的活動。開始布置和裝飾會場的時間在合同上必須明確規(guī)定，而且要落實(shí)到書面上。比如，有一個絕妙的活動場所，它經(jīng)常被用于舉辦特別活動，也常有婚禮在那里舉行。你應(yīng)該知道，你的活動舉辦之前該場所有沒有別的什么安排，以確保有足夠的過渡時間。例如，你很可能發(fā)現(xiàn)就在你的活動開始布置工作之前還有一場婚禮排演活動。眾所周知，婚禮排演常常是不按時開始，也不按時結(jié)束的，這必然會造成時間上的拖延。你要提前注意到這種情況，并讓婚禮主辦方按時開始，這樣就 避免了產(chǎn)生誤解。他們必須提前知道遵守時間安排的重要性，知道你開始人場的確切時間，以免因時間關(guān)系而虎頭蛇尾。
記得10月份的一天，加勒比海的一個島上下著滂沱大雨（連奶牛都擠成一堆躲在公共汽車站臺里）我沿著海岸來回奔忙，為一次將于來年1月份舉辦的告別慶典活動尋找合適的地點(diǎn)。有時候雨水和泥漿都漫過膝蓋。
請注意：在餐館開門之前去拜訪一定要小心，我曾經(jīng)在一個餐館門口遇到兩條很厲害的看門狗。當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)向我推薦了很多地方，但沒有一個讓我感到滿意。我很清楚我想在活動那天晚上達(dá)到什么目的。我對這個小島有一種特殊的感情，它就像我的第二個家。在這里的度假和工作經(jīng)歷都給我留下了美好的記憶。我想讓客人參加完活動離開時已充分享受到了小島的美麗。
我所選的餐館正好適合舉辦這次活動。那是一個神奇的夜晚，我們?yōu)榭腿藴?zhǔn)備了當(dāng)晚專供他們使用的一排排白色豪華轎車，負(fù)責(zé)把他們從飯店接送到活動地點(diǎn)。然后客人們盡情地享用雞尾酒，觀賞著太陽漸漸消失在大海里，同時將金色、紅色和橙色的光線灑在波光粼粼的海面上的美麗景觀。所有的餐桌上都鋪著潔白的臺布，蠟燭閃著柔和的光，島上的一位出色的表演藝術(shù)家專門為客人們表演節(jié)目，客人們在星星閃爍的夜空下翩翩起舞。這真是一幅美麗怡人的畫面，是一場絶妙無比的告別活動。
為找到合適的 活動場地并盡力使活動完美無缺，花費(fèi)時間和精力是值得的。如果你策劃的是在戶外舉行的活動，你應(yīng)該了解日落的時間，以便合理安排雞尾酒會的時間。觀看夕陽西下的壯觀景象不需要額外的支出。還要了解一下當(dāng)?shù)氐奶鞖鉅顩r，是不是正值雨季，而你卻計(jì)劃在戶外舉辦活動？
舉辦露天活動時，必須為可能出現(xiàn)的天氣變化作相應(yīng)的準(zhǔn)備，尤其是在偏涼的氣候條件下。舉辦露天晚會還有一個必須注意的事情就是取暖設(shè)施。有幾次戶外慶典活動安排在懸崖邊上，遠(yuǎn)望南加利弗尼亞浩瀚的大海，獨(dú)立式的取暖器使客人們感覺很舒適。背景也很迷人，想象一下，客人聽著古典吉他樂曲銀色的月光在柔和的浪花上跳舞。這種奇妙的景致是無法在室內(nèi)會議廳里復(fù)制出來的。但是，這樣的景致盡管很美妙，卻不適合舉辦包含拍賣會的籌款活動，也不適合要求有良好視聽效果的舞臺演出或演講活動。重要的是會場要適合你的活動和你的客人們。
如果你策劃的是在國外舉辦的活動，要注意下列重要事項(xiàng)：
機(jī)場過夜膳宿是否要納人你的預(yù)算中？
是否有直飛目的地的航班？
如果你的客人需更換航班，他們是否要在途經(jīng)城市的機(jī)場長時間等候
為到達(dá)目的地總共使用的時間與在目的地逗留的時間是否相宜？例如| 打算在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議的北美各公司就應(yīng)考慮七天的逗留 時間，而非三天，除非所有的客人都來自于西海岸。因?yàn)槁眯斜旧砭托枰麅商鞎r間，另外還要加上倒時差的時間。
從機(jī)場到飯店需要多長時間？
飯店和目的地能滿足你所有的需要嗎？
你還需要做些什么調(diào)整，以便適應(yīng)時間變化和倒時差的需要？例如，客人剛到達(dá)時可能想在自己的房間里享用點(diǎn)小吃，還想有時間安頓下來適應(yīng)時間上的變化。歡迎活動最好是在第二天晚上舉行，而不是客人剛到就舉行。
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