要讓你的活動(dòng)獲得成功，―個(gè)重要條件是選—個(gè)日子。在選定活動(dòng)日期時(shí)，除了保證大多數(shù)人能夠出席之外，還需考慮其他因素,例如,在你的活動(dòng)日期前后有沒有其他事情發(fā)生？如果你邀請(qǐng)客人帶孩子一起來參加活動(dòng)，那么活動(dòng)最好不要安排在第二天有課的晚上，客人們都不會(huì)久留，因?yàn)楦改负秃⒆拥诙於家缙鹕习嗌蠈W(xué)。將活動(dòng)時(shí)間推遲到周末會(huì)是個(gè)更現(xiàn)想的選擇，如果！ 在工作日，夫妻雙方或一方要從工作地點(diǎn)趕來參加活動(dòng)都必然會(huì)動(dòng)用兩輛車， 安排在周末則會(huì)避免這種情況。如果你仍然決定將時(shí)間定在工作日的晚上，這個(gè)時(shí)間是否位于考試之前或考試之間？這也會(huì)給你的活動(dòng)帶來影響。一家公司曾經(jīng)考慮在萬圣節(jié)的第二天晚上舉辦一個(gè)節(jié)日慶典的開幕式，并打算邀請(qǐng)孩子們和年輕人參加。有人認(rèn)為這樣的安排是不妥的，因?yàn)榻舆B兩個(gè)忙碌而興奮的夜晚會(huì)讓孩子們?cè)诘诙€(gè)活動(dòng)中感到過于疲憊，煩躁不安。
想象你在6月份的一個(gè)星期六的晚上來到一家飯店，參加一個(gè)要求出席者穿宴會(huì)小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)的晚會(huì)。到場(chǎng)后，你發(fā)現(xiàn)大廳里站著不少警察，而飯店的一間舞廳里正在舉行學(xué)校包場(chǎng)舞會(huì)，場(chǎng)面顯得有些亂。不久，消防隊(duì)和救護(hù)車來了，舞廳里有人昏倒了，需要立即搶救，這一切都是可能發(fā)生的——這一切的確曾經(jīng)發(fā)生過！
你應(yīng)該避免在學(xué)校包場(chǎng)舞會(huì)的隔壁舉行活動(dòng)。你一定得事先問清楚， 在你搞活動(dòng)的同時(shí)，飯店內(nèi)還會(huì)舉行其他什么活動(dòng)。
在完成你的計(jì)劃之前，你應(yīng)當(dāng)考慮一下季節(jié)因素。5月和6月是婚禮和學(xué)校舞會(huì)的高峰期， 11月和12月是慶賀節(jié)日的高峰期。有沒有需要引起你注意的地方呢？你考慮前往的旅游目的地是否正處于一年中雷電和山洪的多發(fā)期呢？那里是不是颶風(fēng)肆虐的季節(jié)呢？路面交通會(huì)不會(huì)因?yàn)楫?dāng)?shù)卣幵陲L(fēng)雪的季節(jié)而經(jīng)常癱瘓呢？這些因素都可能給在滑雪勝地召開的會(huì)議帶來影響
如果你要舉行一次類似新車發(fā)布會(huì)的公司活動(dòng)，而且可供選擇的時(shí)間有限,你最好在客人下榻的飯店舉行告別宴會(huì),這樣做有諸多理由.其中包括你可以通過承諾讓飯店來負(fù)責(zé)告別宴會(huì)的食物和酒水來換取客房和會(huì)議場(chǎng)租金的優(yōu)惠。假如參加活動(dòng)的客人都是來自外地，而且他們打算第二天一大早就離開在飯店舉行告別宴會(huì)就可以使這些客人早些撤離宴會(huì)，回房收拾行李，為第二天啟程做好準(zhǔn)備，他們就不必為了等待回飯店的班車而不得不等到活動(dòng)結(jié)束。
節(jié)假日
仔細(xì)考慮你計(jì)劃舉辦活動(dòng)的日期。你計(jì)劃的活動(dòng)時(shí)間會(huì)不會(huì)與某些節(jié)假日發(fā)生沖突？如果你的活動(dòng)是在另外一個(gè)國家舉辦，那么你不但要考慮國際假日，還得考慮當(dāng)?shù)毓?jié)日對(duì)你的活動(dòng)的影響。比如說，馬來西亞的開齋節(jié)，這個(gè)節(jié)日是用來慶祝禁食及禁酒月的結(jié)束，是穆斯林的一個(gè)特殊的節(jié)日。這個(gè)節(jié)日為期兩天，是國家的法定假日，所以很多商家在這兩天都會(huì)暫停營業(yè)。如果你的活動(dòng)是在吉隆坡舉行，你就有必要了解這一情況，并將它寫進(jìn)你的計(jì)劃書里。 仔細(xì)考慮一下這些因素會(huì)給你的活動(dòng)帶來哪些影響，然后據(jù)此調(diào)整你的計(jì)劃。 如果你的活動(dòng)在墨西哥舉行，那么你的客人也許還有機(jī)會(huì)在瓜達(dá)盧佩圣母節(jié) 〈12月12日，墨西哥的民族節(jié)日〉時(shí)欣賞到盛大的燭光游行。這對(duì)你的客人來講將是難以忘懷的美好記憶，但你必須提前弄淸楚，這樣的慶祝儀式會(huì)在哪兒、 以什么樣的方式影響你的活動(dòng)。在世俗文化中，人們往往容易忽略世界其他地方宗教的巨大影響。
當(dāng)我在摩洛哥考察活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)候，我乘坐一輛豪華轎車沿途旅游。 我親身體會(huì)到了宗教對(duì)會(huì)議行程安排的影響力。我們的轎車司機(jī)是一名穆斯林教徒，一天之內(nèi)他五次接到通知去作祈禱。我們就得根據(jù)這些斷斷續(xù)續(xù)的事情調(diào)整我們的約會(huì)時(shí)間表，以表示我們對(duì)司機(jī)以及我們供應(yīng)商的宗教信仰的尊敬.
請(qǐng)別讓你的活動(dòng)與任何長假或慶?；顒?dòng)的時(shí)間相沖突，比方說母親節(jié)或父親節(jié)，因?yàn)檫@是家庭團(tuán)聚的日子。春假也是一個(gè)問題（時(shí)間常常有變化〉，到了夏天的時(shí)候你可能發(fā)現(xiàn)你想找的每一個(gè)人好像都到鄉(xiāng)下度假去了。
一年中的什么時(shí)候最合適？
為什么一年中有的時(shí)候特別適合你開展活動(dòng)呢？來看看以下原因吧。到底是這個(gè)時(shí)候合適，還是其他時(shí)候更恰當(dāng)呢？
會(huì)議
新車發(fā)布會(huì)通常都是在秋季舉行。汽車經(jīng)銷商希望在這個(gè)時(shí)候與廠家碰碰面看看新產(chǎn)品。你應(yīng)該確保你發(fā)布新車的時(shí)間也是你激起市場(chǎng)的期待和驚喜的時(shí)間與經(jīng)銷商拿到新車的時(shí)間不會(huì)間隔太長。你應(yīng)該保持高漲的勢(shì)頭。這種做法不僅適用于推銷產(chǎn)品，也可用于推廣各種政策和程序。不要將公司的新政策或者新程序介紹一通，卻不盡快將其付諸實(shí)施.
籌款活動(dòng)
你所希望邀請(qǐng)的客人和支持者此時(shí)是否都在城里？如果你的活動(dòng)想邀請(qǐng)社會(huì)上層人士參與，請(qǐng)記住他們可能會(huì)因冬季的到來而在國外待很長一段時(shí)間。
你的活動(dòng)會(huì)不會(huì)受到其他正在進(jìn)行的重大活動(dòng)的影響呢？比如電影節(jié)或音 樂節(jié)？你將會(huì)和誰競(jìng)爭(zhēng)呢？查一査當(dāng)?shù)氐膱?bào)紙、雜志，咨詢一下旅游和會(huì)議管理辦公室，看看什么時(shí)間會(huì)有什么活動(dòng)在進(jìn)行。還有一些公司專門給自己的會(huì)員提供即將開展的活動(dòng)的詳細(xì)信息。咨詢一下你的旅游和會(huì)議管理辦公室，看在你的活動(dòng)區(qū)域里是否有這樣一個(gè)公司
獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)
你選擇的時(shí)間是否既對(duì)客人合適，又對(duì)公司合適呢？你是不是在傳統(tǒng)的家庭團(tuán)聚時(shí)間里（比如在暑假或周末）讓大家來參加活動(dòng)？
當(dāng)你考慮組織旅游的時(shí)候，你的旅游目的地是否在這個(gè)時(shí)候有最大的吸引力？陽光燦爛的巴巴多斯在冬季應(yīng)該是很有魅力的但在夏季卻不盡然。在你制定出行計(jì)劃的時(shí)候，是否考慮到了季節(jié)因素呢？當(dāng)時(shí)是風(fēng)季節(jié)還是雨季？你可以向當(dāng)?shù)芈糜尾块T咨詢一下某旅游目的地過去的氣候記錄。
如果改變一下時(shí)間，是否能使價(jià)格更優(yōu)惠一些呢？比如，對(duì)外國人來說，美國的頂級(jí)飯店在陣亡戰(zhàn)士紀(jì)念日、感恩節(jié)和選舉周能提供很優(yōu)惠的價(jià)格。在飯店住宿方面省下來的資金則可以用于拓展活動(dòng)項(xiàng)目。
在飯店有較高的空房率時(shí),你往往可以從以下幾方面得到些許實(shí)惠：
享受免費(fèi)的簽到歡迎招待會(huì)
享受免費(fèi)的客房禮物或一些便利
享受免費(fèi)的溫泉或獲贈(zèng)健身俱樂部的人場(chǎng)券
可提前登記人住
可延遲結(jié)賬退房
兌換票面價(jià)值相等的外幣（例如，可以使用與美元同等票面價(jià)值的加拿大元）
享受免費(fèi)的早餐
升級(jí)的客房。有的飯店提供優(yōu)惠客房服務(wù)，享受此待遇的客人每天早上可以獲得免費(fèi)的歐洲大陸式早餐，每晚可獲贈(zèng)免費(fèi)開胃菜。活動(dòng)參與者不僅可以享受更好的客房，而且從免費(fèi)早餐這一項(xiàng)省下的錢可以花在其他更需要的地方。
享受免費(fèi)的雞尾酒歡迎招待會(huì)
額外的貴賓套房
團(tuán)隊(duì)客人中提前人住飯店或推遲退房的，也可以享受優(yōu)患的客房價(jià)格
善達(dá)公關(guān)，14年活動(dòng)策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，是上海最專業(yè)活動(dòng)策劃公司，歡迎咨詢 Tel:021-60513666
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