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上海實惠活動策劃公司：活動策劃預算的細分——成本表

當你開始策劃活動時，應在成本表上列出你規(guī)劃的預算，這樣你可以清楚地知道哪些項目可以在不超出預算的情況下添加進去。成本表也告訴你應如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項目，并看看如何在不超出預算的情況下實施這些項目。例如，在你列出成本表、了解了預算的收支平衡點后,你可能會決定采用飯店所提供的簡單蠟燭，而不是使用復雜精美的花飾，以便把省下來的錢用在雞尾酒招待會上。你的目標是創(chuàng)造一個令人難忘的活動，并使開支不超過預算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來達到這個目標。不要等到活動結(jié)束時才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠遠超出了預算。

由于每一次活動都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒有固定的公式或模式。當你開始建立成本表時，應該從頭到尾預想一下你的活動，并擬訂一個大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費用一定要用書面形式表達出來，不要接受口頭的東西。人員變動非常普遍——他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認哪些項目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應商們詳細列出每個項目。即使是一些看似不重要的項目，也請他們給出具體詳細的說明。例如，小費問題，是否要把小費計算入總成本？還有沒有其他內(nèi)容也應考慮列入成本表，比如小費附加稅？這筆錢可以列入成本里，尤其是如果它影響了食品和飲料的價格。同樣，對食品和酒所征收的稅費可能不同，有時對酒要征收10%的稅，食品則是8%。千萬不要只靠主觀猜想。

弄淸楚還有什么額外的費用，一定要將其納人到預算中。例如，有的會場會按你實際所用的電量收費。在這種情況下，為了準確地計算成本，你可以參考最近剛舉行過的同類活動的成本數(shù)額，從而估測你需要多少預算。就娛樂項目而言，必須向藝術(shù)家支付一定的版稅(在美國支付給ASCAP或者BMI這樣的機構(gòu)，在加拿大支付給SOCAN).要確保你的計劃書中要開列為你操辦娛樂項目的公司須支付的版稅。計算機的電子表格程序(例如Excel)可以很快幫你計算出不同數(shù)量的客人所需要的總成 本。你也可以很容易地添加和刪除一些項目，然后看看它們會對底線產(chǎn)生怎樣的影響。

根據(jù)項目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預算，并把這些文件存放在 不同的檔案里，給它們注明日期，編上號碼(如，修訂本1修訂本2）。你必須隨 時掌握預算的情況，以便對于應該包括哪些項目做出合理的決定。賬單來的時 候，要先核實一下再繳費。要確保你所支付的費用是雙方已協(xié)定好的，不會出 現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示 的實際費用記錄在成本表上，與原先預測的數(shù)額進行對比。預測的數(shù)額準確 嗎？是否有些費用是你預先沒有估算到的？特別注意賬單上有沒有什么項目是 經(jīng)過口頭批準、而且已經(jīng)付費但卻沒有被記錄下來的。這些費用對底線有什么 影響？你是否應該在其他方面調(diào)整預算來彌補這部分花銷？

當你從創(chuàng)造性的策劃階段進人實際操作階段時，你起初決定安排的一些項目可能會發(fā)生變動。例如，你原計劃打算用一個標準的開放吧來迎接客人，后來又決定改用一種特色飲料，而這種飲料需要租用特制的玻璃杯來盛。這筆租金會對你的預算產(chǎn)生一定的影響。漸漸地，費用就會積少成多。如果你沒有及時更新成本表，那么你的預算可能會變得非常混亂。通過不斷地更新成本表，你的預算就會與實際發(fā)生的費用更為接近，同時這也使你能夠臨時添加一些項目，經(jīng)常會有這種臨時情況出現(xiàn)及時掌握財務情況還能有助你做出負責任的決定，例如，你在晚餐后提供開放吧，還是提供現(xiàn)金吧？也許你還有足夠的資金為客人準備一個紀念品。

支付計劃

在簽訂合同之前，你應該準備一個支付計劃，以便考慮是否需要調(diào)整某些 載止日期。如果是為了配合支票或現(xiàn)金的交易而調(diào)整支付計劃的話，飯店和其 他單位一般都會比較配合。成本表是你制定支付計劃的基礎(chǔ)。如果原計劃的項 目或客人數(shù)量有變化，支付計劃也要相應做出調(diào)整。在支付下一筆款項之前要 根據(jù)變化調(diào)整數(shù)額。

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