公司年會(huì)、經(jīng)銷商大會(huì)、同學(xué)會(huì)……節(jié)前紛至沓來(lái)的各類會(huì)議活動(dòng)，讓會(huì)務(wù)組織者們又開(kāi)始馬不停蹄地忙乎開(kāi)來(lái)。大到會(huì)議場(chǎng)地的選定、參會(huì)名單的確認(rèn)，小到與會(huì)嘉賓的航班時(shí)間確認(rèn)、參會(huì)者的飲食習(xí)慣，事無(wú)巨細(xì)的背后是繁瑣的辦會(huì)流程。
能輕松組織一場(chǎng) 會(huì)議是每個(gè)主辦方最大的心愿。為此，萬(wàn)濤說(shuō)這段時(shí)間來(lái)找他的人特別多，因?yàn)樘嵘k會(huì)效率正是其所創(chuàng)辦的31 會(huì)議網(wǎng)瞄準(zhǔn)的方向。
在 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代， 傳統(tǒng)行業(yè)一旦插上這雙翅膀總能帶來(lái)意想不到的變化。萬(wàn)濤告訴《第一財(cái)經(jīng)日?qǐng)?bào)》，瞄準(zhǔn)會(huì)務(wù)這個(gè)行業(yè)是因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)分散，且總體的信息化水平并不高，如果能有工具來(lái)改善 傳統(tǒng)會(huì)務(wù)服務(wù)，提升辦會(huì)效率，這就是機(jī)會(huì)，這個(gè)工具就是 互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)技術(shù)。
“這在技術(shù)上是完全可以實(shí)現(xiàn)的。”萬(wàn)濤說(shuō)，“通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)技術(shù)，把會(huì)議的組織、服務(wù)、管理、營(yíng)銷數(shù)字化， 活動(dòng)策劃公司，在移動(dòng)客戶端實(shí)現(xiàn)即時(shí)管理，將會(huì)議流程標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)潔化。”
這種借助技術(shù)的“會(huì)務(wù)+IT”模式，31會(huì)議網(wǎng)并非是第一個(gè)吃螃蟹的。
全球最大的會(huì)議管理技術(shù)公司Cvent是這一領(lǐng)域的標(biāo)桿，其2011年最新一輪的融資已超過(guò)1.36億美元。Cvent成立于1999年，目前其提供的服務(wù)包括會(huì)議場(chǎng)地選擇、在線會(huì)展管理、電子郵件營(yíng)銷和網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等等，為40個(gè)國(guó)家9萬(wàn)多個(gè)會(huì)議主辦方提供過(guò)服務(wù)，諸多大型企業(yè)如可口可樂(lè)、美國(guó)富國(guó)銀行、大都會(huì)人壽保險(xiǎn)公司等都是他們的客戶。
此外，從事小型活動(dòng)票務(wù)銷售的Eventbrite公司在2012年的票務(wù)銷售總價(jià)值已經(jīng)達(dá)到10億美元，以及做私人聚會(huì)邀請(qǐng)的Meetup公司等都已有超過(guò)10年的發(fā)展歷史。
根據(jù)萬(wàn)濤提供的數(shù)據(jù)，目前國(guó)內(nèi)與31會(huì)議網(wǎng)合作的供應(yīng)商已有幾千家，而 發(fā)布信息的主辦方已達(dá)到上萬(wàn)家，深度合作的則約為幾百家，而這些數(shù)字僅是起步。
“會(huì)務(wù)+IT”模式
隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)走勢(shì)的不斷向上，國(guó)內(nèi)MICE(Meetings會(huì)議、Incentives獎(jiǎng)勵(lì)旅游、Conventions企業(yè)會(huì)議、Exhibition展會(huì))和會(huì)展服務(wù)產(chǎn)業(yè)的服務(wù)需求也全線走高，一批順勢(shì)而為的企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生。
在萬(wàn)濤看來(lái)，眼下企業(yè)扮演的是會(huì)議主辦方助手的角色，通過(guò)集成的“會(huì)務(wù)助手”軟件，可以把籌備會(huì)議中遇到的問(wèn)題化繁為簡(jiǎn)。
比如套用事先設(shè)定的模板完成會(huì)議活動(dòng)的專業(yè)網(wǎng)站；根據(jù)會(huì)議的需求，自主選擇預(yù)先設(shè)置的關(guān)鍵字段，以此來(lái)管理參會(huì)人員信息，對(duì)其進(jìn)行智能過(guò)濾；通過(guò)短信平臺(tái)設(shè)置參會(huì)提醒，統(tǒng)一發(fā)送時(shí)間；在手機(jī)上安裝電子簽到應(yīng)用，及時(shí)掌控到會(huì)現(xiàn)場(chǎng)人員的情況，方便主辦方接待及安排食宿，節(jié)省人力及資金成本。甚至還可以為會(huì)議設(shè)置專屬APP，免去會(huì)前大量的資料打印功能，做到會(huì)議無(wú)紙化。
把辦會(huì)做成大生意
或許，Cvent已經(jīng)成功的做法會(huì)成為一盞指明燈。據(jù)悉，Cvent之所以能取得現(xiàn)在的成績(jī)，在提供的所有服務(wù)中，最成功的就是Supplier Network。這是一個(gè)免費(fèi)的網(wǎng)上市場(chǎng)，這個(gè)市場(chǎng)將 活動(dòng)策劃者與全世界的15萬(wàn)家酒店、飯店和一些其他的場(chǎng)所連接了起來(lái)。
目前在國(guó)內(nèi)，上述提及的31會(huì)議網(wǎng)、場(chǎng)地網(wǎng)等企業(yè)正在做類似的業(yè)務(wù)，主辦方通過(guò)關(guān)鍵字輸入可以在網(wǎng)站上找到匹配的場(chǎng)地信息，該業(yè)務(wù)在31會(huì)議網(wǎng)上線一個(gè)季度以來(lái)，已初顯成效。
萬(wàn)濤向記者直言，由于會(huì)議中介服務(wù)模式在國(guó)內(nèi)因誠(chéng)信問(wèn)題尚未有大規(guī)模驗(yàn)證，因此在發(fā)展這個(gè)業(yè)務(wù)的時(shí)候就非常小心，現(xiàn)階段主要還是提供軟件服務(wù)，希望軟件服務(wù)積累足夠多的企業(yè)用戶，為下一步的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
另外，在他看來(lái)，辦會(huì)是一個(gè)整體項(xiàng)目，幫助客戶找場(chǎng)地是一個(gè)很重要的步驟，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須關(guān)注其他的因素，如策劃公司、供應(yīng)商以及參會(huì)人的需求等，只有集合多種因素才能夠比較完善地解決會(huì)議主辦方面臨的問(wèn)題。
然而，要把這筆生意做大并不容易，在辦會(huì)這件事上，IT技術(shù)壁壘并不高，相反資源拓展才是門(mén)檻。“主辦方、供應(yīng)商及參會(huì)者就好比是三角形三個(gè)頂點(diǎn)上的螺絲，要同時(shí)擰動(dòng)這三個(gè)螺絲才是真正挑戰(zhàn)。”
但萬(wàn)濤覺(jué)得，這個(gè)過(guò)程也不可能是一步到位，隨著行業(yè)的逐步發(fā)展，會(huì)有人來(lái)提供更加綜合性的服務(wù)。“會(huì)務(wù)服務(wù)接近O2O模式，會(huì)議領(lǐng)域也需要結(jié)合電商和O2O領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，找到合適的業(yè)務(wù)模式。”他說(shuō)。
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