企業(yè)與自身關(guān)系密切的客戶保持通暢的溝通、交流是十分重要的。選擇適當(dāng)?shù)臅r機(jī)進(jìn)行面對面、深入地溝通是公關(guān)策劃的主要內(nèi)容。選擇公關(guān)由頭也就是尋找恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)，使雙方自然而愉快地走到一起溝通。
(1)一方發(fā)生喜慶之事。當(dāng)一方單位或個人（主要是領(lǐng)導(dǎo)人）有一些重大好消息時，彼此見面分享快樂、表達(dá)感恩謝意就成為自然而貼切的理由。
(2)重要節(jié)日、紀(jì)念日。在一個重要的節(jié)日或紀(jì)念日時，企業(yè)向重要的客戶領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)出邀請，借節(jié)日或紀(jì)念日之名，雙方見面敘舊話情。
(3)對方祝壽。如果組織的公關(guān)人員留心，會記住一些重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的生日，之后借給客戶領(lǐng)導(dǎo)人祝壽之名，誠請客戶領(lǐng)導(dǎo)人相聚，由此創(chuàng)造彼此交流的良機(jī)。
有時，公關(guān)由頭的尋找隨機(jī)，企業(yè)可以隨時確定，積極創(chuàng)造機(jī)會，與組織的重要客戶開展交往型 公關(guān)活動。
在企業(yè)邀請重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人來訪時，不僅是彼此見面交流，更重要的是讓組織的重要客戶參加企業(yè)組織的一些重要活動，如假日聚會、內(nèi)部聯(lián)誼活動等，這樣可以加強(qiáng)重要客戶對組織的進(jìn)一步了解，有利于強(qiáng)化組織與重要客戶的合作關(guān)系。
組織重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的到訪，是組織（企業(yè)）對重要客戶開展的公關(guān)。企業(yè)公關(guān)人員要注意安排客戶領(lǐng)導(dǎo)人與企業(yè)各個層面的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行廣泛的接觸與了解，使客戶的領(lǐng)導(dǎo)人自然地融人企業(yè)中，對企業(yè)的情況有更加深入的了解與認(rèn)同，雙方易于達(dá)成更多的共識，促進(jìn)企業(yè)與主要客戶的長期、穩(wěn)定的合作。
在與主要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的交流中，企業(yè)要創(chuàng)造更多的機(jī)會，加深彼此間對業(yè)務(wù)工作的了解與認(rèn)同；對一些雙方合作中存在的誤解或不同看法，可以主動交換意見，真誠、坦率地將自己的情況告知主要客戶，以贏得客戶的了解，真正實(shí)現(xiàn)雙方穩(wěn)固的合作關(guān)系。
與主要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的見面交流，要有比較明確的目的性，為雙方達(dá)成一定的重要共識而努力，如簽訂重要的備忘錄，簽訂重要的補(bǔ)充性協(xié)議等，使這次公關(guān)活動結(jié)出重要的果實(shí)。
當(dāng)重要客戶的領(lǐng)導(dǎo)人一行要離開企業(yè)時，要精心 設(shè)計或策劃真誠的道別儀式，以表達(dá)企業(yè)與重要客戶牢固的合作關(guān)系與深厚的拐乏誼，給客戶留下美好而深刻印象。
要注意重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人來訪時，企業(yè)可能出現(xiàn)的一些不恰當(dāng)?shù)淖龇ǎ?/div>
(l)將重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人來訪僅僅看成是與主要對口業(yè)務(wù)部門的見面交流，將重要客戶的活動范圍僅僅局限在與組織高層及業(yè)務(wù)部門經(jīng)理問的交往中，而不是讓其廣泛地與企業(yè)員下接觸和交往。
(2)將重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的來訪，僅僅看成是吃一頓飯、喝一頓酒的事情，而不是雙方深度交流并廣泛與組織員工進(jìn)行接觸、交流的重要機(jī)會。
(3)將重要客戶領(lǐng)導(dǎo)人的來訪看成是個人關(guān)系的加深，而不是重要客戶與企業(yè)的公關(guān)，對客戶領(lǐng)導(dǎo)人的來訪沒有明確的目的性，對重要問題的討論停留在議而不決的層面，使這次來訪活動看似熱情洋溢，實(shí)則勞而無功。甚至如果接待不周，還可能產(chǎn)生副作用，淡化了重要客戶與企業(yè)的關(guān)系，最終有可能導(dǎo)致疏遠(yuǎn)或中斷了與重要客戶的合作。
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