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         某位客戶要在上海舉辦一次獎勵活動，她明確提出了需要哪種客房，并且考察了所有的房間，其中包括海景房，即飯店可以觀看海上景色的最好的房間。在開預備會時我們發(fā)現(xiàn)，飯店想把客戶安排在條件略差的房 間里‘原來在我們簽訂合同之后，飯店改變了各類房間的名稱。幸好我們原 先的活動工作單不僅標注有合同里訂好的房間號，而且還注有房間的名稱和類型。他們把他們的新示意圖給我看，我則把我的舊示意圖和簽訂的合 同展示給他們看。他們說其他人已經(jīng)簽合同預訂了那些海景房，不能進行 任何變動，但我提出了異議。活動策劃的基本規(guī)則之一就是不要接受對方說“不”的回答。結(jié)果我們打電話給這家連鎖飯店的副總’他很快把事情解決了，我的客戶獲得了最初預訂好的所有房間。所以將合同原件和示意圖 帶在身邊至關重要，正因如此，我才能迅速采取行動，在客戶和客人到來之前把所有問題解決。

 

          當你舉辦一場活動時，你必須比客人提早到達，以確保一切都已準備就緒。一定要最后審查一遍你跟飯店和與活動有關的供應商們簽訂的合同和準備的活動工作単。根據(jù)活動的復雜程度，提前審查工作少則需要三人，多則牽涉到千人。每個人都必須步凋一致。他們必須一批一批地按指揮工作，就像一個接力隊，每個人在最合適的時刻把短棒傳遞給下一個人。如果有人把短棒掉落在地上，另一個人必須立即把短棒撿起，繼續(xù)跑，而不落下一步。通過與相關人員核查你的合同以及活動工作單，你能確保合同里的每一項內(nèi)容都得到落實。你的目標是所有相關人員都能步調(diào)一致地工作，所有達成協(xié)議的東西都落實到位。

 

          另一個例子是在加勒比海游船上舉行的一次獎勵活動。我在客人到達之前飛到了每一個海港為他們的到來進行準備。我們已經(jīng)計劃在活動預訂 的最后一個海港下船舉辦告別慶典活動。當我星期五深夜到達這個海港 時，我注意到，在我們將舉辦告別活動的會場出口外的停車場上，有幾輛難看的載重卡車，卡車車主們把那里當作了周末停車的地方。這些卡車影響了會場的效果。所有的合同和通信聯(lián)系中都強調(diào)這個區(qū)域必須保持整潔暢 通。因為合同中已有明確規(guī)定，而且我有合同副本，所以我就找到卡車所屬的公司，請他們把車開走。