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會議活動的缺陷及其負(fù)面影響

除了要對會議的含義和功用有充分的認(rèn)識外，還要認(rèn)識到在社會生活中有些會議的缺陷及其負(fù)面影響，以提髙會議的管理效率，更好地發(fā)揮會議的積極作用。

1.無正當(dāng)理由的會議

只要仔細(xì)觀察，就不難發(fā)現(xiàn)有許多會議是基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的。

▲為滿足無聊的愿望而開會。有些會是因“不妨找個時間大家聚一聚,不拘形式地談一談與大家有關(guān)的問題”而召開的。這一類會議其實與交際或聊天并沒有多大的差別。

▲為攀比而開會。例如，有些會議是因“人家財務(wù)部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y源部又豈能落后”而召開的。這一類會議的目的不是處理實際問題。

▲為表功而開會。例如，有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導(dǎo)會以為咱們偷懶”而召開的。這一類會議被當(dāng)做取得上司信任與好感的手段。

▲為推卸責(zé)任而開會。例如，有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔(dān)全部的責(zé)任”而召開的。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風(fēng)險的管理者所慣用的伎倆。

▲為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會。例如，有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開的。

基于不正當(dāng)?shù)睦碛伤匍_的會議自然難以收到實效，此類會議的操縱者甚至從一開始就失去了對會議功能和實效的期待。這樣的會議在開會之前、在會議進(jìn)行中、在開完會之后，都必然會留下種種導(dǎo)致負(fù)面會議效應(yīng)的缺憾。

會議前：目標(biāo)不明確，無議程,與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少 ），會議時 間不當(dāng)，開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會），開會通知內(nèi)容欠周詳， 會議地點選擇不當(dāng)，會議場地設(shè)備欠佳，與會者無準(zhǔn)備而來，未明確會議終結(jié)時間或每一方案時間分配不當(dāng)，會議不能準(zhǔn)時開始，會議太多而使與會者一聽說要開會就感到厭煩，會議太少而使每次會議方案堆積過多。

會議中：從事交誼活動，外界干擾，與會者發(fā)言離題，讓沒有必要留在會場的人員留在會場，猶豫不決，資料不充足卻貿(mào)然決策，少數(shù)人壟斷會議，與會者與主席爭論不休，視聽器材發(fā)生故障，與會者欠缺熱心，會議超出預(yù)定時間，主席未能總結(jié)會議成果。

會議后：欠缺會議記錄，上海公關(guān)公司，不能對決議事項進(jìn)行追蹤，不能對會議成敗得失進(jìn)行總結(jié)，不能及時解散已完成任務(wù)的臨時性委員會或工作小組，與會者對會議感到不滿。

基于不正當(dāng)?shù)睦碛啥匍_的會議，其危害遠(yuǎn)不止是浪費了會議經(jīng)費，還將造成一系列的后果。

2.負(fù)面影響

▲加大了會議成本，迫使管理者為轉(zhuǎn)變會風(fēng)而增加投入。

▲敗壞會議的名聲。

▲培養(yǎng)、放任了公眾和與會者對會議的不信任情緒。

▲誘發(fā)管理者和被管理者之間的沖突，增大了科學(xué)管理的難度。

▲降低士氣，甚至導(dǎo)致員工缺勤或流動率高。