舉辦活動經(jīng)選擇,應(yīng)樹立活動領(lǐng)導(dǎo)組織,擔(dān)任統(tǒng)領(lǐng)活動大局，選擇嚴(yán)肅事項(xiàng)。活動領(lǐng)導(dǎo)組織的首要責(zé)任:①擔(dān)任活動整體計(jì)劃的策劃、擬定:②擔(dān)任活動預(yù)備的組織、諧和、聯(lián)絡(luò)和督辦作業(yè)。
在特定相應(yīng)的活動承辦者往后，需要在承辦者內(nèi)部樹立一個作業(yè)組織,即對活動全權(quán)擔(dān)任并對活動業(yè)務(wù)進(jìn)行處理和效能的專門班子，如預(yù)備組或指揮部。預(yù)備組樹立組長-人,副組長若干人,擔(dān)任全程指揮與選擇計(jì)劃。作業(yè)責(zé)任：1.全部擔(dān)任活動作業(yè)的組織諧和作業(yè);②組織舉辦各作業(yè)組組長會議，聽取活動預(yù)備展開情況，并及時關(guān)長題活動重要事項(xiàng);誠_決麵活動過程中呈現(xiàn)的疑問。
活動組織通常分為秘書和會務(wù)兩大組織。秘書組織首要擔(dān)任:記載、查找、收拾、編撰、送審、印制、分發(fā)活動中構(gòu)成的各種文字材料，組織和處理活動現(xiàn)場以及活動所用的器件等物品，各種文書方面的信息傳遞，互通情況等;以及輔佐選擇計(jì)劃,歸納諧和，交流信息,辦文辦會就事等。會務(wù)組織首要擔(dān)任:組織與會人員的簽到、接送,組織活動期間參與人員的食宿、交通，組織參與人員業(yè)余時間的賞識拜訪和娛樂活動，策劃活動費(fèi)用，處理財(cái)務(wù)，款待賓客和來訪者等。盤繞上述功用,在活動的預(yù)備組以內(nèi)，應(yīng)根據(jù)詳細(xì)的需要，下設(shè)若干精干的專項(xiàng)小組,在秘書、公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段,以使責(zé)任更加明晰?；顒咏M織組織歸于暫時組織，通常由有關(guān)方面暫時抽調(diào)作業(yè)人員構(gòu)成,各組織擔(dān)任人由活動領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)暫時差遣。從事活動組織作業(yè)的人員,應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的專業(yè)實(shí)質(zhì)、業(yè)務(wù)水平緩活動作業(yè)經(jīng)驗(yàn)，要有較高的作業(yè)熱心和出色的效能情緒,責(zé)任心要強(qiáng),作業(yè)要周全、細(xì)致。通常各專項(xiàng)小組的分工和責(zé)任如下：
(1)秘書組:首要擔(dān)任整體諧和和活動組織首要作業(yè)責(zé)任:①活動作業(yè)議(流)程。②活動有關(guān)的各種告訴、文件、函件。③活動的策劃及組織施行。④活動活動的各種講話稿及署理賀電賀詞的*寫、修訂。⑤活動活動的諧和、分配。⑥活動活動的其他有關(guān)作業(yè)。
(2)會務(wù)組:首要擔(dān)任活動會場組織及有關(guān)會務(wù)作業(yè)此外,如需組織活動,作業(yè)責(zé)任還應(yīng)包含:①活動所用禮儀隊(duì)成員的操練與管埋。②活動所用志愿者的操練與處理。③活動文藝演出及及其他活動的策劃、組織及施行等。
(3)對外聯(lián)絡(luò)組:首要擔(dān)任賓客的延聘聯(lián)絡(luò)首要作業(yè)責(zé)任:①聯(lián)絡(luò)參與活動的主管部門領(lǐng)導(dǎo)。②聯(lián)絡(luò)參與活動的朋友單位代表。③聯(lián)絡(luò)參與活動的當(dāng)?shù)卣賳T。④聯(lián)絡(luò)參與活動的協(xié)作同伴(企寧業(yè)單位)。??系參與活動的學(xué)術(shù)界、文學(xué)界的知名人士。⑥聯(lián)絡(luò)參與活動的國外協(xié)作伙表。⑦聯(lián)絡(luò)參與活動的其他要人。⑧聯(lián)絡(luò)名人要人對活動的題詞等。
(4)款待組:首要擔(dān)任賓客的款待活動的款待小組,原則上應(yīng)由年青、精干、身段與形象較好、口頭表達(dá)健力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年構(gòu)成。首要作業(yè)責(zé)任??①賓客的迎送。即在舉辦慶祝儀式的現(xiàn)場迎候或送行賓客。②賓客的引導(dǎo)。即由專人擔(dān)任為賓客帶路，將其送到既定的地址。③賓客的隨同。對于某些年事已高或非常重要的乘賓應(yīng)組織專人隨同一貫,以便關(guān)心與照看。④賓客的款待。即指使專人為賓客送飲料、上點(diǎn)心以及供應(yīng)其他方面的照看。
(5)財(cái)務(wù)組:首要擔(dān)任捐獻(xiàn)資金、物品的接納以及活動所需經(jīng)費(fèi)的付出和處理
(6)交通組:首要擔(dān)任活動所需車輛的組織與調(diào)度
(7)安全保衛(wèi)組:首要擔(dān)任保衛(wèi)作業(yè)及車輛次序等首要作業(yè)責(zé)任:①活動現(xiàn)場及周邊環(huán)境治安的歸納整治。②進(jìn)出活動現(xiàn)場的人員、車輛的查看和指揮。③慶祝活動期間的治安保衛(wèi)作業(yè)。
(8)作業(yè)室宣揚(yáng)組:首要擔(dān)任現(xiàn)場宣揚(yáng)計(jì)劃策劃,聯(lián)絡(luò)媒體宣揚(yáng),活動環(huán)境裝飾美化,雇相、攝像等首要作業(yè)責(zé)任:1)編撰活動新聞稿件。②活動新聞作業(yè)者的延聘及款待③活動活動的環(huán)境組織。④宣揚(yáng)標(biāo)語的擬定。⑤宣揚(yáng)計(jì)劃的擬定和組織實(shí)龜(如1?冊、書畫攝影展、錄像片、宣揚(yáng)櫥窗及頁面等)。
(9)醫(yī)療保證組:首要擔(dān)任賓客和參與者的健康保證和活動突發(fā)衛(wèi)生事件的處置
(10)后勤組:首要擔(dān)任活動現(xiàn)場清潔衛(wèi)生、美化美化、活動活動用電保證餐飲效能等首要作業(yè)責(zé)任:①活動大會的保證預(yù)備及施行。②會場、主席臺的組織。③領(lǐng)導(dǎo)、賓客和作業(yè)人員的食宿組織。④預(yù)備作業(yè)和活動大會的交通保證。⑤活動現(xiàn)場環(huán)境的整修和現(xiàn)象的施行。⑥活動的有關(guān)后勤保證作業(yè)。
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