會議活動掌握策劃七步驟輕松做活動策劃方案
2013-01-12 07:34:47
活動方案主要由七部分構(gòu)成：總活動方案、活動經(jīng)費預(yù)算表、工作安排表、活動具體流程表、活動效果評估、其他附件、活動應(yīng)急方案等。
一份完整的活動方案必須包括這些要件，一些簡單的活動可將活動經(jīng)費預(yù)算表、活動具體流程表、其他附件等要素合并在總活動方案中，活動策劃，工作安排表可另行制作，其他項可以不做。但有些活動比較復(fù)雜，由多個活動組成，需要由多個方案組成。如：某公司舉辦廠慶活動，活動包括晚宴和晚會，那么這個廠慶活動的總方案又包括晚宴方案和晚會方案，這兩個方案又要分別做活動經(jīng)費預(yù)算、工作安排表、活動具體流程表及其各自的附件、應(yīng)急方案等。
總活動方案
總活動方案要求簡潔明了，內(nèi)容不宜過多，但要全面。
總活動方案一般包括：活動主題、活動目的或意義、活動時間、活動地點、活動對象、活動組委會、活動流程安排、工作人員安排、活動經(jīng)費預(yù)算、相關(guān)附件、應(yīng)急方案等。具體的方案項目設(shè)定由具體的活動決定。
活動流程安排、工作人員安排兩項只須列出標題即可，在備注中標明：詳見附件**即可。
活動經(jīng)費預(yù)算只須將大的項目列出并計算出總和即可，并標明詳見附件。
附件項目中一定要將總活動方案以外的所有涉及活動的方案、表格等全部列出。
活動經(jīng)費預(yù)算表
此項中要將活動經(jīng)費的去向一一詳細列出，并統(tǒng)計總預(yù)算。
在經(jīng)費預(yù)算中必須添加“不可預(yù)計花費”項，此項費用預(yù)算遵循三個原則。一是湊整原則，二是5%—10%的原則，三是具體活動指導(dǎo)原則。湊整原則是說不可預(yù)計花費和其他所有預(yù)算加起來盡量是個整數(shù);5%—10%的原則是說不可預(yù)計花費占其他所有預(yù)算總和的5%—10%;具體活動指導(dǎo)原則是說根據(jù)具體的活動確定此項費用。
此外還要注意，費用預(yù)算盡量多一些，否則超出預(yù)算會有很多麻煩。無論在什么樣的企業(yè)里。
工作安排表
任何活動必須成立活動組委會，并進行分工，分工要盡可能的細。
做出分工明細表，上面明確標出每項任務(wù)落實的具體人和完成的具體時間，這點非常重要。
工作安排表包括前期準備工作的安排和活動當天的工作安排，前期的工作安排可具體到某一天，活動當天的安排必須具體到分鐘。
活動具體流程表
是指活動當天的流程，具體流程一旦確定非人為不可抗拒原因及重大事件不得隨意修改。
活動效果評估
活動效果評估一般以調(diào)查員工的滿意度為主，問卷的形式較多。
這一項很多公司都沒有明確的要求，或者有些活動很難去評估，即使做了也是走走形式。具體根據(jù)公司的要求而定。
活動應(yīng)急方案
活動總方案一般在活動前30—60天制定，因而無法確定一兩個月后的一些具體事情，所有應(yīng)急方案是必不可少的。
應(yīng)急方案主要是針對活動當天可能出項的影響活動進程的情況做出相應(yīng)的對策，此方案包括的要件與主方案大致相同，不再細說。
