會(huì)議活動(dòng)策劃細(xì)節(jié)決定成?。ㄒ唬?/p>
2013-01-23 16:44:59
“細(xì)節(jié)決定成敗”是一句至理名言，無(wú)論是在哪一個(gè)行業(yè)，還是做任何事情，把握好細(xì)節(jié)都是邁向成功的關(guān)鍵一步。
有一個(gè)《帝國(guó)亡于鐵釘》的故事，故事講的是，為搶奪英國(guó)國(guó)王的權(quán)杖，英格蘭的王室查理三世與加斯特家族的亨利伯爵已相互廝殺了30多年。有一年冬天，在波期沃斯城郊的荒原上，雙方要展開(kāi)最后一場(chǎng)較量。兩軍對(duì)壘，查理三世氣宇軒昂，主動(dòng)出擊，千軍萬(wàn)馬緊隨其后，步步緊逼;而對(duì)方則連連后退。就在查理三世似乎已經(jīng)看到了勝利曙光的時(shí)候，突然，戰(zhàn)馬一個(gè)趔趄，查理三世躍翻在地;眾官誤以為統(tǒng)帥中箭身亡，頓時(shí)軍心大亂，慌作一團(tuán)。亨利伯爵于是趁勢(shì)大舉反攻，轉(zhuǎn)敗為勝，而且從此將英格蘭置于都鐸王朝的統(tǒng)治之下。原來(lái)，決戰(zhàn)前夕，馬夫在給查理三世的戰(zhàn)馬換馬掌時(shí)，發(fā)現(xiàn)少了一枚釘子，一時(shí)尋覓不得，于是草率地將就過(guò)去了。誰(shuí)能料到，就在發(fā)起總攻的關(guān)鍵時(shí)刻，那只少釘了一枚鐵釘?shù)鸟R掌偏偏松動(dòng)掉了，馬既失蹄，查理三世怎能不摔倒在地?所以后來(lái)蘇格蘭就流傳開(kāi)了一個(gè)民謠：“少了一枚釘子，掉了一只馬掌;掉了一枚馬掌，瘸了一匹戰(zhàn)馬;瘸了一匹戰(zhàn)馬，敗了一次戰(zhàn)役;敗了一次戰(zhàn)役，輸了一個(gè)國(guó)家。”
所以，忽略細(xì)節(jié)的后果是難以想象的，因?yàn)榘紫伌_實(shí)可以造成長(zhǎng)堤的潰決。最近在電視上看到一個(gè)新聞，說(shuō)日本的地鐵管理部門(mén)要求所有的員工每天早上開(kāi)始工作之前都要到一個(gè)特制的機(jī)器面前為自己的微笑打分，作為公司對(duì)于員工績(jī)效評(píng)估的一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)，如果分?jǐn)?shù)過(guò)低，說(shuō)明你的笑容還不夠，就要及時(shí)做出調(diào)整，以使自己時(shí)刻保持最佳的工作狀態(tài)。其實(shí)在我們平凡的生活中，一句真誠(chéng)的感謝或問(wèn)候，一次溫馨的微笑或握手，一個(gè)細(xì)致的關(guān)照，或一個(gè)小小的善舉，雖然微不足道，卻是不可或缺的，它可能會(huì)因此給你帶來(lái)意想不到的驚喜。
中國(guó)人不缺少勤勞和智慧，所缺少的是做細(xì)節(jié)的精神。
而活動(dòng)行業(yè)更是一個(gè)需要注重細(xì)節(jié)的行業(yè)，因?yàn)樗P(guān)系到整個(gè)活動(dòng)的成敗以及客戶(hù)的評(píng)價(jià)，每一次活動(dòng)的成功執(zhí)行，除了與前期的準(zhǔn)備工作和細(xì)節(jié)的把握分不開(kāi)以外，在活動(dòng)執(zhí)行的過(guò)程中，一件衣服的選擇，一個(gè)道具的制作都可能會(huì)影響到整個(gè)活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行效果。 本章一開(kāi)頭講的故事就是這樣，送花瓶碎片雖是無(wú)奈之舉，也算一個(gè)過(guò)得去的創(chuàng)意，但在執(zhí)行細(xì)節(jié)上卻出了大問(wèn)題。海爾集團(tuán)的總裁張瑞敏先生說(shuō)過(guò)一句經(jīng)典的話(huà)：“把每一件簡(jiǎn)單的事做好就是不簡(jiǎn)單;把每一件平凡的事做好就是不平凡?！币簿褪钦f(shuō)，成敗在于細(xì)節(jié)，偉大始于平凡。
如果活動(dòng)是在境外執(zhí)行，該注意的事項(xiàng)就更多了，
新活動(dòng)傳媒團(tuán)隊(duì)曾先后做過(guò)2007中國(guó)俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會(huì)、2008海南香港經(jīng)貿(mào)活動(dòng)周系列活動(dòng)、2009“快樂(lè)長(zhǎng)沙”(香港)旅游合作懇談會(huì)、2009海南哈薩克斯坦經(jīng)貿(mào)旅游推介會(huì)四個(gè)境外活動(dòng)。數(shù)2007中國(guó)俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會(huì)最為復(fù)雜，從確定時(shí)間，到聯(lián)系場(chǎng)地、設(shè)備、主持人、表演團(tuán)隊(duì)，總共只有不到三個(gè)月的籌備時(shí)間，而且都是國(guó)際化運(yùn)作，不可預(yù)知的因素很多，不可操控的難度巨大。做境外活動(dòng)首先考慮是所有執(zhí)行的團(tuán)隊(duì)必須一定要有去境外的資格，護(hù)照、簽證、邀請(qǐng)函，所考慮的細(xì)節(jié)比在國(guó)內(nèi)做活動(dòng)更要周密，而且所有執(zhí)行方案都要有兩套以上預(yù)案。
關(guān)于2007中國(guó)俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會(huì)的執(zhí)行，《非常媒戒》中曾有個(gè)專(zhuān)門(mén)的描述，作為參與執(zhí)行者的人生回憶，那是美好的，作為執(zhí)行者當(dāng)時(shí)的工作任務(wù)，卻猶如臨戰(zhàn)前的狀態(tài)，既興奮又忐忑不安。
項(xiàng)目背景是這樣，2004年10月14日，中國(guó)和俄羅斯簽署中俄聯(lián)合聲明和 《中俄睦鄰友好合作條約》，兩國(guó)分別舉辦中國(guó)“俄羅斯年”和俄羅斯“中國(guó)年”。這次活動(dòng)是俄羅斯“中國(guó)年”的一部分，為此，海南省由省長(zhǎng)羅保銘帶隊(duì)，組織了150多人的龐大旅游宣傳促銷(xiāo)陣容，將在莫斯科舉辦海南島度假旅游專(zhuān)項(xiàng)推介會(huì)，大力開(kāi)展旅游宣傳促銷(xiāo)，還將分別參加“中國(guó)展”、“中國(guó)之夜”對(duì)沿伏爾加河主要城市進(jìn)行旅游專(zhuān)項(xiàng)促銷(xiāo)。毫無(wú)疑問(wèn)，這次活動(dòng)具有政治、外交、商務(wù)推廣等多重意義，只許成功，不許失敗。
十名公司員工組成的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)一開(kāi)始就遇到了超出想象的困難。生活和工作方式的差異、工作中語(yǔ)言的溝通對(duì)接、生活工作費(fèi)用的成本過(guò)高、無(wú)法保障的作息時(shí)間、甚至生命財(cái)產(chǎn)安全等等一系列問(wèn)題接踵而來(lái)，總制片李衛(wèi)率先于9月14日赴俄協(xié)調(diào)了推介會(huì)所需的場(chǎng)地及設(shè)備，并完成了其他赴俄人員的行程安排的對(duì)接，為其他人員抵達(dá)后的順利工作提供了極大的保障。在進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段后，根據(jù)上級(jí)指示對(duì)流程的一再臨時(shí)調(diào)整，使得流程和臺(tái)本的實(shí)施及翻譯工作難度成幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)，現(xiàn)場(chǎng)的彩排和技術(shù)對(duì)接工作難度加大。而全體工作人員在并不便利的條件下最大限度的發(fā)揮了團(tuán)結(jié)精神和艱苦斗志以及主觀(guān)能動(dòng)性，活動(dòng)策劃公司，確保了推介會(huì)的圓滿(mǎn)完成，并得到了海南省人民政府及羅保銘省長(zhǎng)的高度贊揚(yáng)。
成功的背后體現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)嚴(yán)謹(jǐn)與扎實(shí)的工作態(tài)度。
下面幾張流程表足以說(shuō)明這一點(diǎn)：
提前發(fā)給鳳凰衛(wèi)視主持人呂寧思先生2007中國(guó)俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會(huì)行程及現(xiàn)場(chǎng)流程
活動(dòng)時(shí)間
活動(dòng)地點(diǎn)
俄羅斯莫斯科總統(tǒng)大飯店二樓音樂(lè)大廳
活動(dòng)時(shí)長(zhǎng)
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