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帳篷可以用作活動的主要場地，也可以用作第二場地。例如，如果你考慮舉辦婚禮或特別活動，你可以在主場地迎接客人、舉辦招待會，然后請客人到帳篷里坐下來進(jìn)餐。你也可以在帳篷里舉行整場活動。帳篷可以提供陰涼，這對于運(yùn)動會是很重要的。帳篷還可以在天氣惡劣時派上用場。如果你是在不允許吸煙的地方舉辦活動，比如歷史故居這樣的地方，你甚至可以考慮在主場地旁架起一個專門供吸煙者使用的帳篷。

 

你需要考慮什么樣的帳篷能滿足你的要求。用柱子支起來的帳蓬像馬戲團(tuán)的帳篷一樣有較高的尖頂，有框架的帳篷通常安裝費(fèi)很高，但有較多可使用的空間。具體情況可以與當(dāng)?shù)氐膸づ褡赓U公司聯(lián)系，但一定要讓他們提供真實(shí)樣品以備檢査實(shí)際質(zhì)量。公司一般都會有產(chǎn)品目錄，但你一定要親眼看到實(shí)物。有時候目錄圖片看起來很漂亮，但實(shí)際上帳篷卻可能有斑點(diǎn)，還布滿裂縫。找個時間到公司營業(yè)處實(shí)地看看，你才能知道他們的帳篷質(zhì)量如何、有哪些品種。你要單色的，還是要有條紋的？你要什么樣的側(cè)邊？為了保證帳篷沒有劃痕、裂縫、撕破的地方或其他明顯的破損，而且安裝情況完好，你應(yīng)該在合同里對這些方面有詳細(xì)的說明。側(cè)墻較臟的帳篷是不能接受的，必須刷洗干凈。這一點(diǎn)在合同里也要陳述清楚，并重點(diǎn)注明。同時還要規(guī)定完成清洗工作的具體時間。某次活動就出現(xiàn)了這樣一個小插曲，當(dāng)客人們已陸續(xù)到達(dá)時，安裝工人們還在清洗帳篷。

 

請帳篷租賃公司人員與你一起進(jìn)行現(xiàn)場考察，協(xié)助你決定哪種帳篷最適合你的需要。帳篷在相片里有多漂亮并不重要，重要的是帳篷是否適合在你的 活動場地使用，是否滿足活動的需要。在現(xiàn)場考查后，帳篷租賃公司應(yīng)該明確 告訴你，帳篷是否能固定在地底下還是需要將它固定在地面上，以及由此會有什么額外費(fèi)用。例如，如果你在停車場設(shè)置帳篷，你不可能在不損傷地面的情況下把帳篷固定在地底下；這種情況下就應(yīng)該把帳篷牢牢地固定在地面上；如果你是在泥土地上設(shè)置帳篷，那么你就要找那種可以在地下固定的帳篷型號；如果帳篷是設(shè)在有樹的地方，你則需要考慮帳篷的頂部是否足夠高。如果有低空懸掛的電線，帳篷頂就不能過高。另外，帳篷有沒有設(shè)置在某個風(fēng)口上？

 

你應(yīng)該知道哪種帳篷最適合你的活動場地，而不是只注意哪種帳篷看起來漂亮。在未做現(xiàn)場考察之前不要簽訂合同。你現(xiàn)場考察時，所有相關(guān)人員都要到場——帳篷租賃公司、宴席承辦商、為活動提供桌椅的人員。不要只憑主觀判斷，而應(yīng)作精確的測量。你必須對擬定舉辦活動的場地進(jìn)行測量才能決定是否可行。宴席承辦商應(yīng)講明他們有什么需要，如果他們在帳篷里做飯，帳篷必須擁有良好的通風(fēng)條件。在燈光和用電方面還有什么要求？活動場地的地面 是不是凹凸不平？如果是，必須準(zhǔn)備鋪設(shè)地板。你還應(yīng)該向消防部門咨詢，帳篷與現(xiàn)有的建筑物的距離應(yīng)該是多少。 

 

你準(zhǔn)備設(shè)置帳篷的那片土地的所有權(quán)歸誰？你需要得到誰的允許？需辦理哪些許可證？需要帳篷許可證嗎？建筑許可證呢？需要土地使用許可證嗎？還需要辦理其他哪些許可證？你可能是在餐館所在的地方設(shè)置帳篷。餐館有土地 使用證，因此你在餐館的地產(chǎn)上設(shè)置帳篷需要得到餐館的許可，或者，你是在公園里舉行活動，那就必須征得公園和娛樂部門的允許，并從他們那里獲得土地使用許可證。你需要用水許可證嗎？你需要給帳篷接通電和自來水，還是自帶發(fā)電機(jī)？你的活動內(nèi)容和要求將決定你需要辦理哪些許可證誰來辦理這些許可證？每次舉辦活動的情形都不一樣，沒有處處都適用的統(tǒng)一規(guī)則。檢查，檢查，再檢查。在合同里詳細(xì)寫出哪一個人負(fù)責(zé)辦理哪一種許可證，要求在活動開始之前就拿到每個許可證的復(fù)印件。在活動舉辦的當(dāng)天要確保所有的許可證都在手，以備檢查人員突然來訪。另外，還應(yīng)在檔案里存上復(fù)印件。

 

對所有可能產(chǎn)生的費(fèi)用事先要做到心中有數(shù)。要不要付場地租金？為了使宴席承辦人員可以在避開客人的地方準(zhǔn)備飯菜，是否需要單獨(dú)設(shè)置一個做飯的帳篷？

 

設(shè)置和安裝帳篷需要多少天？某汽車經(jīng)銷商準(zhǔn)備在汽車展區(qū)設(shè)置一個帳篷，用于舉辦一次私人活動。結(jié)果他們發(fā)現(xiàn)必須在活動前花兩天時間設(shè)置帳篷，這就意味著必須把展出的汽車挪到另一個地方放置三個工作日。因?yàn)檫@樣做將會影響他們的銷售，所以只能另找一個活動地點(diǎn)。他們原先以為只需把汽車挪走一天。

 

你應(yīng)該怎樣做才能拿到酒類飲品許可證？你怎樣做才能遵照許可證行事？在一些地方，酒類飲品只允許在封閉起來的區(qū)域供應(yīng)，那么你的帳篷要怎樣設(shè)置才能符合這樣的規(guī)定？帳篷租賃公司有沒有消防出口標(biāo)志，還是應(yīng)該由你來準(zhǔn)備這些標(biāo)志？你應(yīng)該設(shè)置移動衛(wèi)生間嗎？你可以參考有關(guān)規(guī)章制度，看看允許安置多少個衛(wèi)生間。（如果不遵守規(guī)章制度，活動可能會被取締。

 

在預(yù)算允許范圍內(nèi)，為女客人和男客人準(zhǔn)備各自的衛(wèi)生設(shè)施?，F(xiàn)在有供特別活動租用的高級拖車式移動衛(wèi)生間，里面安裝水池，有自來水，你可以不必再去租建筑工地上使用的移動衛(wèi)生間。必須安排員工維持衛(wèi)生設(shè)施的清潔。

 

當(dāng)你舉辦帳篷活動時，帳篷設(shè)立與第二天活動舉行之間的那個晚上的保安費(fèi)用也要計算在預(yù)算內(nèi)。這將保證二件事：已放置好的桌子和椅子的夜間安全；不期而來的客人不在帳篷底下“扎營”；帳篷在活動當(dāng)天狀況完好。其他要納入預(yù)算的項(xiàng)目有：租用桌子、椅子、瓷器、銀器、布類用品、餐巾、裝飾、飲食服務(wù)人員 的費(fèi)用，以及其他相關(guān)的項(xiàng)目，例如備餐用的帳篷費(fèi)用和用電方面的費(fèi)用。記住，惡劣天氣會拖延帳篷的搭建速度。因此，你在安排送貨事務(wù)和計算準(zhǔn)備及搭建帳篷的時間時要把天氣因素考慮在內(nèi)。一定要弄清楚活動前后帳篷設(shè)立的地方有哪些清掃費(fèi)用。你應(yīng)該負(fù)責(zé)請人打掃場地嗎？草剪了沒有？地面灑水了嗎？

 

除了以上提到的項(xiàng)目以外，還有地板鋪設(shè)、燈光、發(fā)電機(jī)、空調(diào)或取暖器的費(fèi)用，都應(yīng)該計算到預(yù)算里。很多人認(rèn)為在帳篷里鋪設(shè)地板不是必要的，但是除非你的預(yù)算實(shí)在有限，在草地上設(shè)置帳篷時一般應(yīng)鋪設(shè)地板。搭建帳篷可能需要兩天時間。如果地面潮濕又沒有時間晾干，那么沒有地板的話，桌椅就會陷到地里去。當(dāng)客人們掙扎著從陷下去的椅子上起來時，他們會抓住桌子，這 樣桌子又進(jìn)一步陷進(jìn)地里去。這將給餐桌中心擺飾物、桌上的餐具以及整個餐 飲服務(wù)都帶來災(zāi)難。如果男賓們戴著黑領(lǐng)結(jié)，女賓們穿著高跟鞋的話會發(fā)生什么狀況？或者是夜幕降臨，天氣涼下來，腳下的草潮濕了呢？所以鋪設(shè)地板還是 必要的，它能保證客人們的舒適感

 

如果是早春或暮秋，除了地板和燈光（供晚間活動使用）的費(fèi)用以外，還必須考慮取暖費(fèi)。在比較涼爽的季節(jié)里，取暖器能使客人感到舒適。記住，熱氣會上升，因此要用天花板的風(fēng)扇把熱氣吹下來。取暖器也能使溫度比較均勻。例如，假設(shè)客人們先在主場地（如房屋內(nèi)）參加雞尾酒招待會，然后進(jìn)入帳篷里開始進(jìn)食主餐，你就應(yīng)該保證客人們進(jìn)入帳篷時同樣感到舒適。 |

 

可供選擇的側(cè)墻種類很多。你可以選擇那種天熱時可以卷起的側(cè)墻，為防止蚊蟲進(jìn)入，它設(shè)置了一層紗網(wǎng)。如果天氣變壞了，還可以把側(cè)墻放低。如果你想創(chuàng)造一些特殊效果，例如室內(nèi)煙花，那你則需要那種安裝了廢氣排放設(shè)施的 側(cè)墻。

 

如果你的活動既提供室內(nèi)設(shè)施，也提供室外設(shè)施，那么你的帳篷應(yīng)該既可以作為遮陽避雨的工具，又可以用作分會場。如果是按照室內(nèi)和室外場地的總面積來決定會場的總?cè)萘亢褪苎腿说目倲?shù)的話，那么帳篷就不僅僅是容納多余客人的場所，它還成了該活動極為重要的一個部分。你需要確?？腿嗽敢鈴?室內(nèi)到室外來，并留在外面，這樣室內(nèi)才不會過于擁擠。一種方法就是在帳篷里供應(yīng)主餐，把客人吸引出來。要保證帳篷里有足夠的座位，有自助餐、音樂或其他娛樂項(xiàng)目，否則無法把客人留住。也可以不設(shè)自助餐，而讓客人互相傳遞著吃一些用手拿的食品和一些冷熱開胃小吃，這樣可以騰出空間安放更多的桌椅。桌子可以小一些，使得這里不像宴會而更像一個夜總會。通過這些方法，你成功地創(chuàng)造出兩個氣氛活躍的場地，而不是只有一個主場，帳篷只是用來安排多余客人、沒有任何氣氛的地方。如果客人感受到的是一片死寂（沒有音樂和娛樂），沒有氣氛，只是盛放了一些食品和幾把椅子，帳篷里就會顯得毫無生氣，沒有任何吸引力，特別是如果你在另一個會場創(chuàng)造了充滿活力的氣氛的話，情況更會如此。在帳篷里準(zhǔn)備這些東西能把客人吸引過來并留在那里。當(dāng)你花了大筆資金舉辦活動時，卻在帳篷設(shè)置上斤斤計較，會先得無可理喻。通過在帳篷里舉辦動感十足的樂隊(duì)表演、配上特殊的燈光效果或激光秀時，你成功地創(chuàng)造了又一個興奮有趣的活動現(xiàn)場。