活動策劃如何成功進(jìn)行會展策劃
2013-01-12 06:05:08
成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的策劃源于對社會資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法，成功的策劃源于一位合格的會展策劃師。會展策劃是對相關(guān)社會資源整合的過程，是一個系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。
根據(jù)會展活動的普遍特征，其整個系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會展活動的功能主體，對社會產(chǎn)生作用。會展活動具有增加地方市場消費(fèi)、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識提高、協(xié)助拓展商機(jī)、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機(jī)會等六大功能。為了不同程度地實(shí)現(xiàn)這些功能，會展組織和策劃者將會展活動相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會展活動成功舉辦的目的。
五 W 系統(tǒng)分析法，是 WBSA 商務(wù)策劃知識體系中的 OK 原理與會展實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合而產(chǎn)生的會展策劃的思維方法。所謂五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會展項(xiàng)目。它包括項(xiàng)目名稱、主題、內(nèi)容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項(xiàng)目的背景理由是什么。其答案是基于對項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項(xiàng)目實(shí)施的組織機(jī)構(gòu)和參與對象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會等單位的選擇; 4 、 WHERE (何地做)?即項(xiàng)目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時做)?即項(xiàng)目實(shí)施的具體時間如何。通常包括項(xiàng)目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時間及周期的安排。會展組織者和策劃者采用五 W 系統(tǒng)分析法，可以對會展活動相關(guān)資源進(jìn)行簡單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對會展活動的構(gòu)成要素進(jìn)行科學(xué)地定位。
解釋：
世界上的事物，都不是孤立存在，它們組成了一個個系統(tǒng)。常言道，樹枝動，百葉搖;牽一發(fā)而動全身。系統(tǒng)產(chǎn)生功能，不同系統(tǒng)產(chǎn)生不同的功能，協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部的關(guān)系就能實(shí)現(xiàn)功能的優(yōu)化。兩千多年前的李冰，在修建都江堰水利工程時，運(yùn)用了樸素的系統(tǒng)思想和系統(tǒng)方法，把分洪、排沙、引水、灌溉工程組成了一個系統(tǒng)。魚嘴工程把岷江水劈為內(nèi)江和外江，巧妙地把分洪和灌溉統(tǒng)一起來;寶瓶口控制著流入內(nèi)江的水量，山洪爆發(fā)時，寶瓶口擋住了大部分的水，即內(nèi)江的水位保持穩(wěn)定，又保證了灌溉，防止了水害;飛沙堰使流水保持一定的速度，使流水沖走了淤沙;這樣一來，達(dá)到了興利除害的系統(tǒng)目標(biāo)。岷江水滋潤了農(nóng)田，滋潤了莊稼，使成都平原成為天府之國。
系統(tǒng)方法的智慧，創(chuàng)造了數(shù)不清的財(cái)富。我們要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)識事物，這樣才能認(rèn)識到事物之間千絲萬縷的聯(lián)系。我們用系統(tǒng)的方法去改造世界，才能充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)有眾多的元素構(gòu)成。它們互相聯(lián)系，形成了一個整體。比如，森林就是一個完整的生態(tài)系統(tǒng)，植物、動物、微生物、和土壤、陽光等是組成森林系統(tǒng)的各種元素。在這個系統(tǒng)中，任何一個元素的變化，都會影響另一個元素的變化，影響整個系統(tǒng)的變化。因此，我們要保護(hù)森林中的一草一木，使它們互相依存，生生不息。
會議與展覽本身是兩個系統(tǒng)。通常在大型會議召開時也舉辦展覽會，特別是專業(yè)性的會議如醫(yī)學(xué)會議、旅游會議、資訊會議等。與會者借由參加會議的同時，也能經(jīng)由參觀展覽而親眼目睹最新的產(chǎn)品，參展廠商更希望利用會議的場合，來展示他們最先進(jìn)的產(chǎn)品，為了突顯他們的位置，廠商往往不惜重金承租攤位與設(shè)計(jì)展示攤位，因此展覽對會議產(chǎn)生相當(dāng)大的效益。由于會議與展覽這種內(nèi)在的密切聯(lián)系，人們通常將兩者結(jié)合起來，策劃成一個整體的會展系統(tǒng)，以充分發(fā)揮其系統(tǒng)功能，以積聚人流、信息流、物流、資金流，對城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生拉動作用。西方國家把會展稱作“信息沖浪”、“知識會餐”、“財(cái)富平臺”、“城市經(jīng)濟(jì)的拉力器”，這是會展系統(tǒng)功能的綜合體現(xiàn)。而這些功能的真正實(shí)現(xiàn)，就必須對會展活動運(yùn)用系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)的方法，活動策劃，進(jìn)行科學(xué)地、前瞻性地策劃。
從國內(nèi)外會展活動對社會發(fā)展的影響情況來分析，會展活動作用于社會的主要功能有六個方面：(一)增加地方市場消費(fèi)。由于參加會議與展覽的高層和白領(lǐng)階層人員居多，且參會的費(fèi)用基本上由單位團(tuán)體支付，因此參會人員展會期間的人均消費(fèi)要比普通觀光旅游人員消費(fèi)高。據(jù)統(tǒng)計(jì)一般參會人員的平均消費(fèi)要比旅游觀光人員消費(fèi)高 2—3 倍;再者，由于參展企業(yè)在廣告印刷、展示攤位、媒體宣傳等方面的投入，也增加了地方相關(guān)服務(wù)業(yè)的收入。(二)協(xié)助提高城市知名度。由于參加會展活動的代表來自五洲四海的不同行業(yè)，他們通過參加活動加深對地方的了解后，進(jìn)而奔走相告，對舉辦會展的城市起到了積極的宣傳作用。這也是許多具備條件的城市熱衷于積極申辦國際性知名會展活動的主要原因。(三)協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識提高。會展活動是集知識、信息、文化、技術(shù)等為一體的展示、交流、交易活動，特別是專業(yè)性很強(qiáng)的會展活動，對地方產(chǎn)業(yè)知識升級、產(chǎn)品的更新?lián)Q代、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整有著積極的推動作用。(四)協(xié)助拓展商機(jī)。會展活動源于傳統(tǒng)的廟會、集會，是勞動生產(chǎn)者、中間商和消費(fèi)者從事交換的場所。買賣雙方通過參加會展活動，結(jié)識新客戶，發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品，開拓新渠道，了解新市場，以拓展新的商機(jī)。如“廣州交易會”、“上海市華交會”、“夏門投洽會”已成為國內(nèi)外貿(mào)易投資商的主要交易場所，是我國對外貿(mào)易活動的重要組成部分。(五)連帶保存文化資產(chǎn)。大型的會展活動，通常設(shè)計(jì)許多地方傳統(tǒng)的文化節(jié)目以吸引更多的參會代表和觀光客，這對弘揚(yáng)地方傳統(tǒng)文化，保存文化資產(chǎn)有著積極的作用。(六)增加就業(yè)機(jī)會。會展與城市相關(guān)產(chǎn)業(yè)的聯(lián)系非常密切。由于會展積聚大量的人流、物流、信息流、資金流，它對地方的旅游、交通、賓館、飯店、保險(xiǎn)、文化娛樂、媒體、廣告、裝飾、視聽設(shè)備翻譯等行業(yè)有著互為推動的作用，從而給地方帶來更多的就業(yè)機(jī)會。
