上海經(jīng)驗豐富活動策劃公司__活動策劃關(guān)鍵任務(wù)時間表很重要
2012-09-24 21:08:10
上海經(jīng)驗豐富活動策劃公司__活動策劃關(guān)鍵任務(wù)時間表很重要
有條不紊和注重細節(jié)是舉辦一次成功活動的兩個關(guān)鍵。舉辦者在活動中應(yīng)當(dāng)確保所有事情不出紕漏，并且都按預(yù)定計劃順利進行?；顒拥慕M委會必須堅持既定的方針。如果花上兩個月的時間去敲定一件事情，那將會導(dǎo)致活動的管理效率低下。你可以花上數(shù)小時設(shè)計一份有創(chuàng)意的邀請函，但如果這份邀請函沒能及時打印出來以致錯過了寄出的最后期限，后果將不堪設(shè)想。所以，一旦你決定承擔(dān)某項活動，接下來你就應(yīng)當(dāng)立即制定關(guān)鍵任務(wù)時間表。
在制定關(guān)鍵任務(wù)時間表之初，你應(yīng)當(dāng)在日歷上確認活動舉辦的時間，然后從那天開始向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事情。有不少差點弄砸活動的可怕故事：在一次籌款活動中，活動計劃和標(biāo)志都在最后作了臨時改動，而且差點沒有及時送到。在另外一次活動中，計劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計劃書的插圖才送達。還有一次，一批恤衫由于剛剛將標(biāo)志印上去，以至于裝這些了恤衫的箱子到場打開時還在冒著熱氣。這些失誤都給參加活動的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點釀成大禍的事例正是由于計劃不當(dāng)和協(xié)調(diào)不力造成的。在籌備活動的整個過程中，你應(yīng)當(dāng)嚴(yán)裕地執(zhí)行每個時間段的安排，否則就容易導(dǎo)致多米諾骨牌效應(yīng)。讓人吃驚的是，有時一件看似微不足道的小事竟會對活動產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動中，工作人員居然在活動開始前幾分鐘還在對座位的安排進行調(diào)整，以至于到后來他們完全沒有時間再檢査一遍，導(dǎo)致出現(xiàn)了令人尷尬的錯誤：一張桌子被同時分配給了兩家公司，當(dāng)工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調(diào)，所以又只得將它撤下來。因為是在最后一刻接到了位置調(diào)整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時間檢查重新安排的情況。
你的目標(biāo)是要在方案實施的前一天將所有事情完全定下來，好讓每個相關(guān)人員有時間檢查關(guān)鍵時刻的各種細節(jié)。你應(yīng)該讓每一個工作人員在活動開始的 那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關(guān)鍵任務(wù)時間表上的一部分。同時你應(yīng)當(dāng)格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動取消日期。在這些最后期限之前，你可以改變參加人數(shù)（人員損耗）和取消整個活動《安排取消）而不會招致不良后果。通常，你可以在一定時間之前減少原定的用餐客人數(shù)量，或者減少原定的客房預(yù)訂量而不會產(chǎn)生任何費用。一定要將最后期限和檢査的時間考慮在內(nèi)。給你自己留出充足的時間作出明智的決定。如果你錯過了來賓人數(shù)變更曰期，錯過了減少原有客人數(shù)量的機會，那么這個錯誤將會使你付出昂貴的代價，因為你將不得不按原先合同上所確定的客人數(shù)目和客房數(shù)量付費。
在活動進行過程中，你還要繼續(xù)更新你的關(guān)鍵任務(wù)時間表、成本表和支付計劃，應(yīng)確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡單說明，比方說由誰具體負責(zé)，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時間不慌不忙地做好你的關(guān)鍵任務(wù)時間表。
下面是為11月1日的一個活動準(zhǔn)備的關(guān)鍵任務(wù)時間表樣本。這個樣本幫助你理解以上提到過的時間安排問題，包括制定客人名單和發(fā)送邀請函的時間等。在這個例子中，一家專業(yè)的郵遞公司會根據(jù)合同寄送所有的邀請函，即首先將邀請函裝入信封里，然后將其一一寄出。這項工作當(dāng)然也可以由內(nèi)部人員來完成，只要你能抽出部分員工加班加點地做就行。但如果員工既寄信，又要做日常工作的話，你的工作可能沒法在最后期限前完成。這份樣本包括了在關(guān)鍵任務(wù)時間表上的一些重要日期。當(dāng)然，時間也會因具體的要求、供應(yīng)商的最后期限和季節(jié)而變動。
|
任務(wù)
|
負責(zé)人
|
完成曰期
|
|
制定客人名單
|
XXX
|
5月1日
|
|
設(shè)計邀請函
|
XXX
|
5月1日
|
|
將具體內(nèi)容告知設(shè)計師
|
XX
|
7月12日
|
|
確定郵遞公司
|
XX
|
7月12日
|
|
審邀請函
|
XXX
|
7月26日
|
|
二審邀請函（如有要求）
|
XXX
|
8月3日
|
|
將邀請函交印刷廠
|
XX
|
8月9日
|
|
將邀請函送至郵遞公司
|
XX
|
8月23日
|
|
邀請函寄給名單人上的客人
|
XX
|
9月13日
|
|
貴賓通行證寄給名單卜上的客人
|
XXX
|
9月27日
|
|
(如需用到）
|
|
|
|
將回復(fù)截止日期通知名單人上的客人
|
XX
|
9月27日
|
|
邀請函寄給名單8上的客人
|
XXX
|
9月27日
|
|
將回復(fù)截止日期通知名單8上的客人
|
XX
|
10月12日
|
|
貴賓通行證寄給名單8上的客人
|
XX
|
10月12日
|
當(dāng)你郵寄邀請函時，一定記得郵寄一份給你自己。如此一來，你便可以知道是否在寄送過程中有意料不到的延遲情況。如果你檢查郵票么郵戳的日期，你就可以了解邀請函是否是如期寄出的。
善達公關(guān)，14年活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗，是上海經(jīng)驗豐富活動策劃公司，歡迎咨詢 Tel:021-60513666
關(guān)鍵詞索引：上海經(jīng)驗豐富活動策劃公司 活動策劃 關(guān)鍵任務(wù) 時間表 重要
