活動策劃公司活動項(xiàng)目管理的技術(shù)和流程（二）
2013-01-23 16:40:57
3，對資源進(jìn)行分析
資源分析是活動管理決定從哪里獲得服務(wù)和物品的依據(jù)：
· 把服務(wù)或物品外包給供應(yīng)商
· 為本活動特別設(shè)置或建造的那些物品
不過，也許資源分析的最重要的成果將是人力資源計(jì)劃。這一計(jì)劃的制定將與活動的任務(wù)和責(zé)任描述直接聯(lián)系。我們會在下一節(jié)專門討論活動籌備的團(tuán)隊(duì)管理。
4，明確任務(wù)和責(zé)任
在項(xiàng)目管理中，通常我們把任務(wù)和責(zé)任分解結(jié)構(gòu)以圖示的形式置于組織結(jié)構(gòu)中，那樣將責(zé)權(quán)明晰且一目了然。
5，時(shí)間安排
項(xiàng)目管理可以被松散地定義為對人物、任務(wù)、地點(diǎn)和時(shí)間的計(jì)劃。這里的時(shí)間就是時(shí)間安排，幾乎所有的活動都有固定的日期和時(shí)間限定。通常我們都需要根據(jù)任務(wù)的直接合理的安排時(shí)間表，并能根據(jù)時(shí)間安排考核進(jìn)度。因?yàn)榛顒訉儆谟幸欢▌?chuàng)意的文化藝術(shù)產(chǎn)品，而創(chuàng)意是需要時(shí)間反復(fù)琢磨的，他不像建筑業(yè)，大家齊心協(xié)力、政府一聲令下7天就能蓋出一個(gè)小湯山醫(yī)院，對于創(chuàng)意來說，如果你沒有靈感，沒有足夠多的籌備時(shí)間，你是沒有辦法完成好的。所以，對時(shí)間的安排和管理將至關(guān)重要。以下我們介紹一種有效地時(shí)間管理的方法：即通過甘特表來安排時(shí)間、管理時(shí)間。因?yàn)楦侍乇砭哂泻軓?qiáng)的實(shí)用性，花費(fèi)多少篇幅進(jìn)行介紹都是值得的。
甘特表的命名是為了紀(jì)念美國的企業(yè)管理科學(xué)理論家亨利。它是以圖示的方式通過活動列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動順序與持續(xù)時(shí)間。它是在初次世界大戰(zhàn)時(shí)期發(fā)明的，是他把任務(wù)分析和時(shí)間安排應(yīng)用到海軍艦船的建造方面，活動策劃公司，他制定了一個(gè)完整地用條形圖表進(jìn)度的標(biāo)志系統(tǒng)。由于甘特圖形象簡單，在簡單、短期的項(xiàng)目中，甘特圖都得到了最廣泛的運(yùn)用。
甘特圖內(nèi)容包括：
任務(wù)―― 把活動管理各個(gè)區(qū)域的工作分解成為一個(gè)個(gè)易于管理的任務(wù)或活動。
時(shí)間段―― 對每一個(gè)任務(wù)設(shè)置一個(gè)時(shí)間段(需要考慮的因素是開始和結(jié)束的時(shí)間)。
優(yōu)先順序―― 設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先順序。
圖表―― 畫一個(gè)圖表。橫著的第一欄顯示活動組織的日期，而在圖表的左手邊列出一個(gè)個(gè)任務(wù)。用橫著的粗線來顯示各個(gè)任務(wù)的時(shí)間跨度。
節(jié)點(diǎn)―― 因?yàn)榇吮硎怯脕肀O(jiān)控活動的進(jìn)展情況的，所以對于那些特別重要的任務(wù)要指定為節(jié)點(diǎn)，并在圖表中標(biāo)記出來。
以下是一個(gè)簡化的甘特表的例子：
甘特表的優(yōu)點(diǎn)如下：
· 它視覺化地概括了項(xiàng)目或活動的時(shí)間安排
· 它是一個(gè)有效的溝通和控制工具(特別是對外包供應(yīng)商和志愿者)
· 它會指明時(shí)間安排上的沖突之處和問題所在
· 它適用于所有的活動領(lǐng)域
· 它會提供活動的簡明歷史
