會議策劃公司活動中各利益相關者分析
2013-01-23 15:34:10
在對活動進行戰(zhàn)略性的規(guī)劃后，便進入到活動方案的整體策劃之中，而在制定具體活動創(chuàng)意前，通常還需要對活動運營中各利益相關者進行充分了解，因為在設計運行系統(tǒng)時應該盡可能的滿足各利益方的需求。
在創(chuàng)立一項活動的過程中，一個關鍵的因素是了解該活動所處的環(huán)境。而活動的舉辦所面臨的各種處境將是它能否成功的決定性條件。為了了解這些處境，我們必須首先明確誰是那些活動中的主要角色――利益相關者，以及那些被活動的舉辦所影響的人和組織。接下來，我們必須準確了解這些主要角色的訴求――他們各自希望在活動中得到什么，以及那些最可能影響他們對活動的感覺的因素。一旦我們了解了活動所處的環(huán)境，他們就能在活動的創(chuàng)新、成型以及運營過程中處于最佳的位置，并使活動達到最佳結果。一句話，只有不斷地進行換位思考，并讓各參與者得到利益，這樣的活動才是好的活動。
那些與活動的結果有合法的利益關系的個人和組織被稱為活動的利益相關者。一個成功的活動運營公司必須能辨別誰是活動的利益相關者以及他們各自在活動中的需求，要判斷他們的各自需求是否有重疊和沖突的地方。而一項活動的成功與否取決于活動經(jīng)理人如何平衡利益相關者們的訴求、期望、和利益之間的沖突。
活動與各主要利益相關者之間的關系：
· 活動組織機構――提供活動的管理，通過活動達成各項任務。
· 活動舉辦地――提供活動的外部環(huán)境，接受活動所帶來的各種影響。
· 媒體――負責活動的推廣，得到活動的宣傳內(nèi)容或廣告收入。
· 工作人員――為活動付出勞動和支持，得到薪酬或獎勵。
· 活動的參加者和觀眾――提供參與和支持，從活動得到娛樂或獎勵。
各主要利益相關者的具體分析：
活動組織機構
政府――政府舉辦活動是有許多原因的，包括：社會、文化、旅游、和經(jīng)濟的利益驅動。而其中一些政府部門存在的功能之一就是要舉辦活動，如：旅游部門、文化和體育部門等。
公司――公司對活動的介入是程度不同的，有的是通過贊助活動來向市場推廣他們的產(chǎn)品和服務;有的是通過和政府合辦活動來達到獲取政府資源等等綜合的目的;有的公司則為自己量身定做專門的活動來發(fā)布新產(chǎn)品、增加銷售、并強化公司形象;當然還有些公司，他們的生意內(nèi)容就是活動運營，如演出商、體育推廣公司、會展公司等。
社區(qū)、社團――服務于本社區(qū)、社團多種多樣的興趣和需求，如本地體育活動、社區(qū)慈善捐助會、汽車俱樂部聚會、本地藝術制品展等等。
活動組織機構的類型――活動的主辦方是政府、公司、還是社區(qū)或社團，將決定活動組織機構的性質。如果主辦方是政府、企業(yè)、或行業(yè)協(xié)會，活動的運營將由他們的雇員或者專業(yè)的活動運營公司來完成;如果主辦方是社區(qū)或社團，活動的舉辦將最可能由志愿者來完成。
活動舉辦地
活動舉辦地的心態(tài)、需求、興奮點將決定地對活動風格和時尚的接受程度。而當前對活動舉辦地影響最大的一股新的力量是全球化和新科技。全球化和新科技的結合讓這個世界看上去更小、更復雜了。這一過程則因為媒體技術的發(fā)展而加快，這股力量能把那些不同尋常的本地活動帶到世界觀眾的面前。全球化和新技術對活動未來的影響包括：
· 機遇將會青睞那些能充分利用全球化和新技術條件下的工具和環(huán)境，同時保持舉辦地的獨特性，并表達自己的特別訴求的活動。
· 全球化將給活動，尤其是公司活動的產(chǎn)品和市場，帶來“標準化”。
· 專業(yè)的活動運營公司將有可能把好的活動及其模式快速擴張，在大幅提高勞動生產(chǎn)率的情況下，能做到同時操控好幾個活動的運行。
贊助商
近20年來，活動贊助大幅提高，同時贊助商對贊助的看法也大有改變。許多大贊助商已從過去僅僅把活動贊助看成是博取社會好感的公關工具，變成把活動贊助當作市場營銷組合拳中的重要組成部分。
媒體
可以說，媒體的革命帶來了活動的革命?；顒釉诂F(xiàn)代媒體上的存在至少與它的現(xiàn)場存在一樣有力，甚至更有力。活動的現(xiàn)場觀眾與它的電視觀眾相比可能相形見絀，甚至忽略不計，因為有些活動就是為電視觀眾專門打造的。從媒體贊助與媒體給付的轉播報道權費中，活動收益良多。通過媒體的宣傳推廣，活動的商業(yè)贊助商得到了更多的價值回報。當然，媒體也經(jīng)常直接影響著活動的創(chuàng)意和執(zhí)行，同時也深刻地影響著活動與它的現(xiàn)場觀眾之間的關系。迄今為止，體育競賽是媒體和活動相互作用中的最大贏家，也是最大輸家。
工作人員
